クリニック開業前に！確認するべき就業規則

クリニックを経営するうえで、就業規則は欠かせない要素のひとつです。ここでは、クリニックの就業規則についてまとめました。

クリニックの就業規則について

職場のルールブック

就業規則は、職場のルールブックといえる存在です。労働基準法に基づいて作成されており、労働における基本的なルールや指針などについてまとめています。

従業員の賃金や勤務時間、休日などについても記載されているほか、労働者の権利義務や安全、衛生について、退職や解雇に関することなども載っています。

従業員10人以上で作成義務

就業規則は10名以上の従業員を常時雇用する場合、作成して所轄労働基準監督署に届け出る必要があります。この10名には、パートやアルバイトも含まれます。作成や届出などの義務を怠ると罰金が課されるため気を付けましょう。

従業員が10名いない場合、就業規則を作成する義務はありません。ただし、職場においてルールを明確にすることは大切です。例え人数が少なくても、そのルールとなる就業規則を作成することをおすすめします。

就業規則に記載する事項について

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、就業規則に必ず記載しなければいけない事項です。労働基準法で定められており、記載していない場合は就業規則として法的に認めてもらえないため気を付けましょう。絶対的必要記載事項には、休暇や賃金、昇給、退職に関わる事項などがあります。

絶対的必要記載事項の作成時のポイント

診療開始が10時の場合、その前の時間で準備を行う場合も多いでしょう。準備などを命じた場合、原則的に労働時間となって残業代が発生します。診療開始前に朝礼を行うクリニックもあるかと思いますが、その時間も厳密には労働時間となります。それらの業務を行う場合、勤務時間や賃金はどうなるのかも明記しておきましょう。

また、クリニックでは1ヶ月単位の変形労働時間制といった柔軟な勤務形態を使用しているところも多いです。変形性労働時間制は通常の勤務形態より複雑な制度運用となるため、専門家の意見を聞きながら労働時間の制度を検討するようにしましょう。

賃金については、賃金締日と支払日の間隔を10日以上空けることをおすすめします。基本的に締日から従業員の勤怠を集計して給与計算をしますが、締切日から支払日までの日にちが少ないと勤怠を集計する時間があまりありません。毎月発生する業務なので、作業時間にはゆとりを持ちましょう。

相対的必要記載事項

相対的必要事項は、状況に応じて記載が必要になる事項です。例えば、退職金制度のように、特定の制度やルールを導入する場合には、それに関する事項を就業規則に記載する必要があります。

相対的必要記載事項の作成時のポイント

従業員が増えてくると、問題社員と呼ばれるような従業員も雇い入れてしまう可能性があります。当日欠勤や無断欠勤をしても、就業規則に懲戒処分の項目がないと口頭注意程度しか行えません。さまざまなことを考慮して就業規則を作成する必要があります。

任意記載事項

任意記載事項は、クリニック側が必要に応じて記載するか決めることができる事項です。就業規則の適用範囲や服務規律、休職や復職に関係することなどが任意記載事項に記載されます。

任意記載事項を記載することは、クリニックでのトラブルを未然に防ぐ効果があります。労働基準法では明記されておらず、任意ではありますが記載することが推奨されています。

その他就業規則を作る際のポイント

法定労働時間は、原則として1日8時間以内、1週間で40時間以内です。しかし、クリニックの勤務時間は状況によって不規則な場合も多く、法定労働時間通りに経営するのは難しく感じます。そのような事態に備え、就業規則に1ヶ月単位の変形労働時間制を導入しているクリニックは多いです。

変形労働時間制を利用すると、1週間の労働時間が40時間以内にさえ収まっていれば、1日の法定労働時間を超えて働くことができます。例えば、平日4日間9時間、土曜日4時間働くと合計が40時間になり、1週間の法定労働時間内に収まります。

また、従業員が常時10名以上いるクリニックは特別措置対象事業場に該当します。特例措置対象事業場ならば、1週間の法定労働時間を44時間以内にすることが可能です。特別措置対象事業所に該当しているならば、便利な制度といえるでしょう。

就業規則を作成した後に行うべきことは？

就業規則は作成するだけでなく、従業員に周知することも義務付けられています。院長は、適切な方法やタイミングで周知を行わなければなりません。周知義務を怠ると、就業規則が無効になったり罰則を受けたりするリスクがあるため気を付けましょう。

従業員がいつでも内容を確認できるよう、周知方法にも配慮する必要があります。休憩室や事務室など職場の見やすい場所に掲示したり、備え付けたりすると確認しやすいでしょう。また、印刷して従業員に配布する、データとしてパソコンからいつでも見れるようにしておくなどの方法も有効です。

周知義務の目的は、労働条件の認識を統一させてトラブルを回避することです。労働条件が明示されると、従業員も安心して働けるようになります。また、懲罰規定なども周知されるので不正抑止の効果も期待できます。就業規則の効果は、労働者にその内容が周知された日から発生します。なるべく早めに周知しましょう。